NGHỆ THUẬT NÓI “KHÔNG” VỚI SẾP!

Sếp gọi bạn vào để trao đổi về một dự án mới. Nhưng sau khi cân nhắc kỹ lưỡng bạn đã nhận ra rằng tốt nhất là không nên nhận thêm nhiệm vụ mới từ sếp. Lúc này bạn cần trình bày những lý do hợp lý để từ chối sếp. Nhưng cho dù lý do là gì đi chăng nữa, liệu có ổn không khi ta nói “không” với sếp?

Làm thế nào để quyết định xem bạn có nên nói “không” với sếp của mình hay không?

Đây là một lý do chính đáng hay chỉ là những lời bào chữa yếu kém để từ chối công việc? Việc xác định nó đều phụ thuộc vào cách bạn nhìn nhận vấn đề như thế nào. Vì vậy, bạn hãy tự hỏi bản thân những câu sau đây trước khi trình bày với sếp:

Có phải bạn đang thực hiện một số công việc khẩn cấp và không còn thời gian cho nhiệm vụ mới không?

Dự án mới này có mức độ ưu tiên cao hơn những dự án khác của bạn không?

Bạn có thể ủy thác một số công việc của mình cho cấp dưới hoặc đồng nghiệp không?

Bạn có thể gác lại một số nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn trong khi thực hiện dự án mới này không?

Nếu bạn không có những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ này, bạn có thể nhanh chóng rèn được chúng không?

Bạn có phải là người duy nhất trong công ty có kỹ năng và nền tảng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ này không?

Sau đó, có những lý do cá nhân mà bạn nghĩ đến nhưng không nhất thiết cần chia sẻ. Bạn có đang hạnh phúc khi làm công việc hiện tại không? Việc đổi sang một vị trí mới hay công ty khác liệu có gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho bạn? Bạn có phương án khẩn cấp để đề phòng kết quả xấu nhất nếu sếp không đồng ý quyết định của bạn chưa?

Những lý do sai lầm khi nói “không” với sếp

Đừng từ chối nhiệm vụ từ sếp một cách tùy hứng. Những lý do được liệt kê dưới đây thoạt nhìn có vẻ ổn, nhưng có lẽ chúng cũng không đủ thuyết phục đâu:

1. Dự án nhiều khó khăn và thách thức

Hãy đứng từ vị trí của sếp để nghĩ thử xem nào. Một người sếp sẽ luôn mong đợi bạn sẽ làm việc chăm chỉ. Anh ấy chắc chắn không hài lòng nếu bạn từ chối một dự án chỉ với lý do nó quá tốn thời gian và tâm sức. Điều này đôi khi còn thể hiện mặt trái ngược rằng: bạn chỉ đang lười biếng, không thể quản lý và sắp xếp thời gian của bản thân.

2. Đầu việc này không phải là một phần của mô tả công việc của bạn

Từ chối một nhiệm vụ vì nó nằm ngoài mô tả công việc của bạn là sai lầm. Nếu bạn đủ khả năng cần thiết để hoàn thành nó thì hãy sẵn sàng nhận nhiệm vụ, hoặc giúp đỡ ai đó hoàn thành công việc tốt nhất có thể. Đây mới là thứ giúp bạn ghi điểm ấn tượng trong mắt sếp.

3. Bạn có lý do cá nhân

Có thể bạn đang lên kế hoạch cho đám cưới của mình, hoặc bạn sắp đi nghỉ mát. Đứng đưa thông tin đó vào cuộc thảo luận. Trong hầu hết trường hợp, bạn không nên thể hiện rằng bản thân đặt sự kiện cá nhân lên trên công việc.

Tuy nhiên cũng có những lúc ngoại lệ đối với quy tắc này. Chẳng hạn, nếu sếp đã phê duyệt thời gian nghỉ cho bạn thì cứ thoải mái trình bày với sếp để từ chối công việc thôi.

Những lý do chính đáng để nói “không” với sếp

Và tất nhiên, sếp cũng có thể hiểu một số lý do khiến bạn từ chối nhiệm vụ nếu chúng tương đối hợp lý.

1. Thời gian không đủ

Bạn bắt buộc phải lên tiếng nếu đã lập kế hoạch hoàn thành dự án và nhận ra rằng mình không có đủ thời gian trong ngày để đáp ứng deadline. Bạn cần giải thích lý do tại sao khung thời gian đã nêu là không hợp lý. Việc này đem lại kết quả tốt hơn là cứ im lặng để cuối cùng không hoàn thành nhiệm vụ.

2. Bạn sẽ phải bỏ bê công việc khác

Nếu đảm nhận dự án mới có nghĩa là bỏ bê tất cả các công việc khác, hãy từ chối sếp. Chỉ cần giải thích lý do tại sao thật cụ thể rõ ràng. Sếp có thể quyết định giảm nhẹ phần còn lại của khối lượng công việc để giúp bạn có thể hoàn thành dự án hiệu quả hơn.

3. Bạn chưa có đủ khả năng

Bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc từ chối một dự án nếu không có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nó. Nói chuyện với sếp của bạn về việc rèn luyện thêm để thực hiện bất kỳ dự án tương tự nào trong tương lai. Có thể sếp sẽ trả tiền cho các khóa đào tạo của bạn.

Làm thế nào để nói “không” với sếp của bạn?

Đừng chần chừ quá lâu, hãy giải thích cặn kẽ lý do bạn từ chối một công việc. Hãy cho sếp cơ hội để giao dự án cho người khác. Hãy thể hiện rõ ràng rằng bạn đã xem xét nó một cách nghiêm túc.

Mặc dù sếp có thể giúp bạn ủy thác các nhiệm vụ khác nếu bạn đủ điều kiện để làm việc trong một dự án. Nhưng chỉ đơn giản là bạn có quá nhiều việc phải làm và muốn từ chối, vậy bạn nên từ chối như thế nào?

Chuẩn bị kỹ

Hãy chuẩn bị để trình bày báo cáo tiến độ của các dự án khác của bạn nếu lý do của bạn là không có đủ thời gian để thực hiện dự án. Họ thậm chí có thể không nhớ đã từng giao chúng cho bạn.

Hãy trung thực

Nếu bạn nghĩ rằng công việc khác của bạn sẽ bị ảnh hưởng khi nhận thêm một nhiệm vụ, hãy giải thích điều đó với sếp của bạn. Sếp có thể sẽ đánh giá cao sự trung thực cũng như lòng trách nhiệm của bạn đối với công việc.

Còn nếu bạn cảm thấy bản thân chưa đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ mới thì cũng cứ chia sẻ thật với sếp. Như vậy sẽ tốt hơn khi bạn giả vờ rằng bạn có thể làm điều gì đó nhưng thực tế là bạn không thể.

Điểm mấu chốt

Gần như không thể tránh khỏi trong bất kỳ công việc nào, cuối cùng bạn sẽ được yêu cầu đảm nhận một nhiệm vụ hoặc trách nhiệm mà bạn cảm thấy không có khả năng giải quyết… hoặc đơn giản là bạn không muốn giải quyết.

Nghệ thuật nói “không” bắt đầu bằng việc đưa ra những đánh giá cá nhân. Hãy trung thực nói ra lý do tại sao bạn không muốn nhận thêm công việc. Sau đó, bạn có thể đưa ra phản ứng, cảm nhận của bản thân dựa trên đánh giá đó ở mức độ hợp lý nhất có thể.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này! Cùng 9soul tìm hiểu nhiều kiến thức hay và thú vị hơn nữa thông qua các bài viết Nuôi dưỡng tâm hồn nhé! Xem các video chữa lành tâm hồn tại 9show

Bạn có biết, kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được cơ hội tốt? Tham khảo ngay Khóa học Public Speaking – Thuyết phục và Cảm xúc để làm việc hiệu quả và mang lại kết quả cao hơn bạn nhé.

Bài viết tham khảo tại: How To Say No to Your Boss – The Balance