“Tại sao Công ty đấy không chấp nhận đề nghị hợp tác của chúng ta?”

“Tại sao tôi nên thuê bạn thay vì thuê người khác?”

“Anh nghĩ mối quan hệ của chúng ta sẽ đi đến đâu?”

“Khi nào cháu lấy vợ thế?”

Những câu hỏi – đôi khi vô hại như hỏi “Bạn có khỏe không?” cũng sẽ có lúc khiến chúng ta lúng túng và lắp bắp trả lời. Một người  là một người giỏi ứng biến và có khả năng đưa ra những lời nhận xét ngẫu hứng, cũng như trả lời những câu hỏi khó và bất ngờ. Những câu hỏi mà bạn nhận được trong đời là vô kể và nhiều đến mức không thể có kịch bản trả lời cụ thể cho từng câu hỏi. Nhưng bạn có thể  của mình để đưa ra các câu trả lời trôi chảy, bất kể bạn được hỏi gì bằng các phương pháp dưới đây đến từ cuốn Thinking on Your Feet của Marian K. Woodall:

Con người đặt ra các câu hỏi để thu thập thông tin, nhưng thường cũng sẽ có những lý do ẩn giấu sau những câu hỏi đó. Điều họ thực sự muốn trong nhiều trường hợp, đó là qua câu hỏi cảm nhận được thái độ của ai đó về một chủ đề nhất định hay để kiểm tra vẻ bình tĩnh, tự tin và độ tin cậy của người khác. Vì vậy, khả năng đối phó với các câu hỏi khó được xây dựng dựa trên hai nguyên lý: 1) sở hữu kiến ​​thức phong phú và đưa ra thông tin phù hợp, và 2) cung cấp thông tin đó một cách đĩnh đạc.

Tham gia , bạn sẽ học được cách để ứng xử tốt hơn trong nhiều tình huống giao tiếp và để lại dấu ấn sâu sắc hơn trong mỗi một cuộc trò chuyện mà bạn tham gia!

Nguyên tắc chung: Luôn dành cho mình nhiều thời gian hơn để suy nghĩ

Khi có câu hỏi nhắm đến mình, thường ta sẽ vội vã muốn trả lời ngay vì sợ rằng sự im lặng sẽ bị hiểu nhầm thành do dự, hay thậm chí có thể là gian dối. Nhưng câu trả lời mà bạn thốt ra khi bốc đồng không chắc là câu trả lời tốt nhất. Vậy làm sao để có thể trả lời tốt hơn mà không hối hận sau khi nghĩ ra được những điều mà bạn ước mình nên nói.

Điều tốt nhất bạn có thể làm để cải thiện câu trả lời của mình đó là dành cho bản thân thêm thời gian để tìm câu trả lời. Thậm chí một vài nano giây thôi cũng cho não bộ của bạn cơ hội xử lý nhiều hơn một chút để rút ra thông tin thích hợp và các từ ngữ cần thiết.

Cho phép bản thân tạm dừng một chút để thu thập suy nghĩ là chuyện hoàn toàn bình thường. Chỉ cần bạn không lấp đầy khoảng trống đó bằng “Uhhh…” hoặc “Ummm…” làm bạn khựng lại và không chắc chắn. Thì mặt khác, một chút im lặng sẽ mang lại cho bạn không khí trầm tư lắng đọng. Bạn cũng có thể lặp lại câu hỏi trước khi bắt đầu câu trả lời của mình. Nói câu hỏi trước rồi sau đó trả lời thì sẽ cung cấp một phản ứng đầy đủ hơn; nó cũng giúp những người có thể chưa nghe được câu hỏi nắm bắt được nội dung bạn nói.

Đối phó với những câu hỏi mơ hồ và phức tạp: Nghệ thuật làm rõ câu hỏi

Ngoài cách tạm dừng im lặng hoặc lặp lại câu hỏi, kỹ thuật này không chỉ giúp bạn tăng thêm thời gian xử lý mà còn giúp bạn hiểu bản chất câu hỏi và từ đó có câu trả lời tốt hơn.

Các câu hỏi có nhiều dạng, và không phải lúc nào bạn cũng đủ may mắn để được hỏi một câu ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm; đôi khi, bạn được hỏi một mớ câu hỏi mơ hồ, phức tạp và hết sức khó hiểu để có thể trả lời.

Đừng đoán mò những thông tin mà người hỏi đang tìm kiếm. Việc giải nghĩa sai câu hỏi có thể gây ra sự xúc phạm hoặc dẫn đến một phản ứng khó chịu: “Đó không phải là điều tôi đã hỏi bạn”. Cách hiệu quả hơn đó là làm rõ câu hỏi trước khi đưa ra câu trả lời. Điều này không chỉ giúp câu hỏi dễ trả lời hơn mà còn tạo ra sự trì hoãn cho bạn nhiều thời gian hơn để suy nghĩ. Dưới đây là một số cách để thúc đẩy người hỏi cung cấp cho bạn một câu hỏi tốt hơn, dễ xử lý hơn:

1. Yêu cầu người khác lặp lại câu hỏi

Cũng giống như bạn thường ước mình có thể rút lại câu trả lời, mọi người cũng thường ước họ có thể được hỏi lại vì họ không hài lòng với cách nó được hỏi. Và khi bạn cho họ cơ hội để hỏi lại thì, lần hỏi này sẽ ngắn hơn, rõ ràng hơn và tập trung hơn lần đầu tiên.

Yêu cầu lặp lại một câu hỏi khiến bầu không khí trang trọng hơn một chút vì chúng ta liên kết cảm giác này với các cuộc phỏng vấn hoặc các phòng xử án nơi người ta thường xuyên yêu cầu lặp lại câu hỏi. Vì vậy, sẽ tốt hơn nếu cách này được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp hơn là trong các cuộc trò chuyện thông thường.

• “Bạn có phiền lặp lại câu hỏi không? Tôi muốn đảm bảo rằng mình đã nắm được tất cả thông tin.”

2. Yêu cầu làm rõ câu hỏi

Nếu câu hỏi mơ hồ hoặc lung tung, hãy trả lời bằng một câu hỏi của riêng bạn để tìm cách làm rõ những gì người khác muốn biết. Anh ấy đang đề cập đến sản phẩm nào? Cô ấy đang nghĩ đến khung thời gian nào? Họ đang nghĩ về khía cạnh nào của điều gì đó?

• “Có một số gói bảo hiểm khác nhau có sẵn. Bạn quan tâm cụ thể đến cái nào? “
• “Động lực là một chủ đề rộng lớn. Có điều gì đặc biệt mà bạn đang tìm kiếm lời khuyên không? “
• “Quy trình cải cách thuế khá phức tạp. Có lĩnh vực nào mà bạn đặc biệt muốn tôi giải quyết không?

Một cách đặc biệt hiệu quả để tập trung câu hỏi là yêu cầu người hỏi lựa chọn giữa các lựa chọn:

• “Bạn có lo lắng về doanh số bán hàng cho năm 2013 hay 2014 không?”
• “Có phải những gì tôi đã nói với bạn trước bữa tiệc hoặc trong xe sau đó đã khiến bạn khó chịu không?”

3. Yêu cầu định nghĩa

Ngay cả khi mọi người đều sử dụng những từ ngữ giống nhau, các câu hỏi vẫn có thể có nghĩa khác nhau đối với từng người. Để tránh nói chuyện dông dài, hãy hỏi người hỏi ý của họ là gì.

• “Trước khi tôi trả lời câu đó, bạn có thể cho tôi biết ý ‘cẩu thả’ của bạn có nghĩa là gì không?”
• “Anh hoàn toàn cởi mở với cuộc thảo luận này, nhưng trước khi chúng ta bắt đầu, anh muốn hỏi em việc ‘chính thức hẹn hò’ có ý nghĩa với em thế nào?”

Woodall chỉ ra rằng khi ai đó đặt một câu hỏi với mục đích dồn bạn vào thế bí, việc yêu cầu họ xác định lại các thuật ngữ có thể lật ngược tình thế. Ví dụ, ai đó có thể hỏi, “Tại sao bạn nghĩ săn bắn là nam tính?” Bạn trả lời rằng: “Chà, trước hết, bạn định nghĩa thế nào về sự nam tính giúp mình với?” Thông thường, nếu người đó thực sự không chắc chắn những gì họ đang hỏi, họ có thể rút lại câu hỏi hoặc, bị rối và quên luôn câu hỏi ban đầu. Còn nếu họ đưa ra được một định nghĩa, thì bây giờ cả hai bạn đều đã hiểu nhau và bạn có thêm thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của mình.

4. Tự định nghĩa câu hỏi

Một cách khôn ngoan hơn đó là trả lời câu hỏi theo cách của bạn:

• “Tại sao cuộc chào hàng của bạn với Acme Co. lại thất bại?”
  • “Nếu thất bại có nghĩa là chúng ta không được lợi gì từ việc này, thì tôi không nghĩ là như vậy. Chúng ta không đạt được thỏa thuận lần này, nhưng đã thiết lập được một mối quan hệ tốt và sẵn sàng hợp tác với nhau trong các dự án trong tương lai.”

• “Tại sao anh lại đi với cô ấy nếu chúng ta đang hẹn hò?”
  • “Hẹn hò đơn giản có nghĩa là chúng ta gặp nhau thường xuyên hơn chứ không phải là chúng ta đang ở trong một mối quan hệ độc quyền.”

Nhược điểm của cách trả lời này đó là người kia có thể không nhìn nhận theo cách đó và trở nên thất vọng trước câu trả lời của bạn.

Đối phó với những câu hỏi không phù hợp: Nghệ thuật rào trước

Đôi khi bạn sẽ được hỏi những rõ nghĩa nhưng lại không phù hợp cho nên bạn không muốn trả lời chúng. Và bạn cần trả lời một cách cẩn thận. Vì đôi khi bạn không thể cho ai đó câu trả lời mà họ tìm kiếm được, bởi vì thông tin đó riêng tư, nhạy cảm hoặc không phù hợp với họ. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn xúc phạm hoặc khiến người hỏi cảm thấy xấu hổ. Nên thay vì nói thẳng “Đó không phải việc của bạn đâu mà hỏi”, việc áp dụng kĩ thuật này ít nhất sẽ giúp người hỏi cảm thấy rằng câu hỏi của họ đã được trả lời. Dưới đây là các kỹ thuật mà Woodall đề xuất để tạo ra một phản hồi gián tiếp thành công:

1. Trả lời một khía cạnh/ một phần câu hỏi

Nếu một câu hỏi có nhiều khía cạnh và có một số ý bạn không muốn trả lời, và có ít nhất một ý làm bạn cảm thấy thoải mái thì hãy tập trung câu trả lời của bạn vào phần đó:

• “Em nghe nói rằng sắp có một đợt sa thải và Ban Giám đốc cũng đang xem xét việc cắt giảm lương. Em cũng thấy cắt suất ăn trưa luôn rồi; có phải lợi nhuận công ty giảm không Sếp? “
  • “Anh có thể đảm bảo với em là sẽ không có bất kỳ đợt sa thải nào trong sáu tháng tới đâu. Ngược lại là khác, công ty đang hoạt động mạnh và lợi nhuận dự kiến ​​trong quý này của chúng ta vượt kế hoạch đề ra”.

• “Công việc mới của bạn thế nào? Công ty đó trả cho bạn bao nhiêu vậy? “
  • “Mọi chuyện vẫn rất tốt. Thật thú vị khi được trải nghiệm văn hóa công sở đấy. Thứ sáu hàng tuần, mình được tan việc sớm, uống bia và chơi bóng mềm. Bạn còn chơi bóng mềm không?” (Kết thúc bằng một câu hỏi sẽ giúp chuyển cuộc trò chuyện khỏi câu hỏi mà bạn không muốn trả lời.)

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng việc không trả lời đúng trọng tâm câu hỏi của người khác sẽ khiến họ không hài lòng, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất họ bỏ qua câu trả lời của bạn đấy. Đôi khi chính họ cũng biết bản thân mình đang hỏi những câu ngớ ngẩn nên họ sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn nếu bạn lảng đi câu hỏi ấy. Và có khi người khác hỏi một câu dài dòng không phải vì họ muốn biết gì đâu, họ chỉ cảm thấy lo lắng nên mới hỏi thôi. Và chỉ cần bạn trả lời một câu đơn giản và tự tin là đủ khiến họ hài lòng rồi. Tuy nhiên, nếu người hỏi không hài lòng với câu trả lời và lại một lần nữa nhấn mạnh câu hỏi thì bằng bằng cách trả lời như vậy, bạn đã cho bộ não của mình thêm chút thời gian xử lý để tìm ra cách phản ứng tốt hơn.

2. Tái tập trung vào câu hỏi theo ý của bạn

Nếu có một phần nào đó của câu hỏi mà bạn không nghĩ rằng đó là một ý ​​hay để trả lời, hãy tập trung vào một khía cạnh mà bạn có thể thảo luận. Bạn làm điều đó bằng cách lấy “một từ trong câu hỏi (thường không phải từ chủ đề chính) mà bạn sẵn sàng nói về nó để tạo nên một câu trả lời thuyết phục và chắc chắn.”

• “Bạn có nghĩ là công ty sẽ xem xét thăng chức cho tôi không? Tôi thực sự cảm thấy mình đã thể hiện rất tự tin trong các cuộc họp và giúp ích cho dự án quan trọng lần này rất nhiều. ”
  • “Đúng vậy. Trưởng phòng nói rằng mọi người thực sự ấn tượng với sự tự tin của bạn và bạn đã chuẩn bị kĩ như thế nào đấy” (Bạn đang tập trung vào khía cạnh tự tin, trong khi chọn không trả lời cụ thể về việc thăng chức.)

• “Tại sao cậu nghĩ rằng mình không tiến bộ được? Mình cảm thấy thực sự bế tắc lắm, và mình cảm thấy như trong mọi công việc mình làm thì sếp đều không đánh giá cao. Mình không muốn nói quá, nhưng mình thực sự thông minh mà. Vậy mà mình chẳng đạt được thành tựu gì cả”.
  • “Cậu thực sự thông minh mà. Và khi cậu quyết tâm và tập trung vào việc gì đó thì câu thực sự làm rất tốt. Hay cậu nghĩ xem có cách nào để có thể nhất quán hơn khi thực hiện những ý tưởng mà bạn đã nghĩ ra không? ” (Thay vì liệt kê những khuyết điểm, bạn đang tập trung vào thực tế rằng người ấy thực sự thông minh và định vị phản ứng theo hướng tích cực.)

• “Tại sao anh lại chia tay với em? Anh không thể  phủ nhận tình cảm mà chúng ta dành cho nhau như vậy được.”
  • “Tình cảm giữa chúng ta chắc chắn là thật. Nhưng đôi khi cần nhiều hơn tình yêu để một mối quan hệ kéo dài.” (Tập trung vào sự không thỏa đáng của tình cảm, và không nhất thiết phải viện các lý do khác.)

3. “Thảo luận” về câu hỏi

Đôi khi có vẻ mọi người đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi nào đấy, trong khi thực sự họ chỉ muốn ý kiến của mình được chú ý thôi. Cho nên chẳng có đáp án nào cho câu hỏi ấy. Họ muốn nghe ý kiến từ hai bên, hoặc muốn biết bạn có đang nghĩ về vấn đề đó hay không, và đơn giản là muốn ý nghĩ của mình được thảo luận thêm. Trong nhiều trường hợp, một câu hỏi sâu hơn sẽ hữu ích để trả lời những câu hỏi này.

• “Tại sao ban giám hiệu không liên hệ nhiều hơn để lấy ý kiến ​​phản hồi của phụ huynh về vấn đề này?”
  • “Trường đang tiếp cận nhiều hơn những gì anh có thể nghĩ. Chúng tôi vừa gửi một cuộc khảo sát tới 500 hộ gia đình. Nhưng tình hình phức tạp; cha mẹ của những đứa trẻ lớn hơn muốn những thứ khác với cha mẹ của những học sinh nhỏ tuổi. Chúng tôi đang xem xét cẩn thận tất cả các ý kiến ​​và lựa chọn cho hợp lý nhất.”

• “Em bé được sinh ra từ đâu vậy mẹ?”
  • “Con thì nghĩ sao?” hoặc “Con có biết làm sao để sinh ra một em bé không nói mẹ nghe nào?”

• “Tại sao anh không hạnh phúc trong mối quan hệ của chúng ta?”
  • “Điều gì khiến em nghĩ rằng anh không hạnh phúc?”

4. Bắc cầu

Với kỹ thuật này, bạn xây một cầu nối từ những gì câu hỏi được hỏi đến những gì bạn thực sự muốn nói về. Kỹ thuật này tương tự như chiến lược tái tập trung câu hỏi vào ý bạn muốn, nhưng giữa nội dung câu hỏi và câu trả lời của bạn rõ ràng hơn.

Nếu bạn đã từng xem các chính trị gia trên các chương trình truyền hình và các ứng cử viên tranh luận, bạn sẽ rất quen thuộc với kỹ thuật bắc cầu. Một chính trị gia sẽ được hỏi về lập trường của họ đối với cuộc chiến, và họ sẽ trả lời, “Chiến tranh là một vấn đề quan trọng cần được giải quyết. Nhưng tôi thực sự muốn nói về việc tăng thuế chính phủ đang đề xuất hơn.”

Câu trả lời theo kiểu bắc cầu này có thể gây phẫn nộ và bạn không nên né tránh những câu hỏi quan trọng bằng cách này. Nhưng nó cũng có thể rất cần thiết trong việc giúp cuộc nói chuyện, cuộc họp hay buổi thuyết trình của bạn khỏi lạc đề.

Bí quyết để bắc cầu đó là kết nối các ý bạn nói một cách suôn sẻ nhất và chuyển sang ý khác. Để làm được điều này, trước tiên hãy thừa nhận tầm quan trọng của câu hỏi, sau đó tìm một điểm hợp lý và quan trọng hơn rồi xoáy sâu vào nó:

• “Tại sao tôi lại phải ký hợp đồng với bạn, khi đối thủ cạnh tranh của bạn có dịch vụ rẻ hơn đáng kể?”
  • “Giá cả chắc chắn là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Nhưng chất lượng cũng rất quan trọng. Chúng tôi có thể mang đến trải nghiệm nhanh hơn và an toàn hơn nhiều…. ”

5. Phương pháp lọc

Có lúc bạn muốn thu hẹp lĩnh vực đang nói, và khuyến khích cuộc trò chuyện theo một vấn đề nhất định. Dùng phương pháp này, bạn có thể thu hẹp câu hỏi để hướng sự chú ý của khán giả đến vấn đề mà bạn muốn họ chú ý nhất:

• “Bạn có kinh nghiệm làm việc nào khiến bạn trở thành ứng viên tốt cho công việc này?”
  • “Tôi có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn với tư cách là đại diện dịch vụ khách hàng, nhưng trải nghiệm phù hợp nhất tôi nghĩ đó là có 5 năm quản lý mạng xã hội cho một trong những đối thủ cạnh tranh của Công ty mình.”

• “Bạn có kế hoạch cho việc bạn sẽ thực hiện dự án này như thế nào không?”
  • “Chúng tôi nghĩ bước quan trọng nhất là đảm bảo nguồn vốn cho dự án. Như bạn có thể thấy từ biểu đồ này, chúng tôi đã huy động được một nửa số tiền chúng tôi cần.”

Chìa khóa của tất cả các chiến lược phòng ngừa rủi ro này là chuyển hướng chú ý. Nên bạn không được do dự và ngập ngừng vì sẽ làm mất hiệu quả của các phương pháp này. Thể hiện sự tự tin và sức mạnh sẽ giúp bạn có sự tin tưởng của mọi người. Hãy nhớ rằng, khi mọi người đặt câu hỏi, họ không chỉ tìm kiếm câu trả lời; họ muốn hiểu bạn thích gì và cách bạn xử lý áp lực.

Các cách trên tuy hiệu quả nhưng đôi khi cách tốt nhất để trả lời một câu hỏi khó lại là đưa ra một câu trả lời thẳng thắn. Việc học và dành thời gian để luyện tập theo những hướng dẫn trên chủ yếu để đảm bảo bạn có thêm thời gian suy nghĩ và không thốt ra những câu trả lời mà bạn sẽ dành cả tháng sau ước gì mình có thể rút lại và thay bằng những câu trả lời tự tin hơn. Biết cách ứng xử thông minh, bạn sẽ khiến người đối diện tôn trọng sự riêng tư của bạn hơn và tránh được những xung đột không đáng có.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này! Cùng 9soul tìm hiểu nhiều kiến thức hay và thú vị hơn nữa thông qua các bài viết Nuôi dưỡng tâm hồn nhé! Xem các video chữa lành tâm hồn tại 9show

👉 Các bạn muốn giao tiếp, ứng xử, thuyết trình, phản biện một cách thuyết phục trong công việc, cuộc sống hằng ngày? Hãy tham khảo ngay !

Bài viết tham khảo tại: Thinking On Your Feet: How to Answer Difficult Questions – Bret và Kate McKay