NGHỆ THUẬT GỬI VÀ NHẬN FEEDBACK

“Feedback” (phản hồi) là một thuật ngữ thường thấy trong môi trường công sở hiện nay. Đây là một nội dung quan trọng và có sức ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Vậy chúng ta nên gửi và nhận phản hồi như thế nào là tốt nhất? Hãy cùng 9soul giải đáp thắc mắc này qua bài viết dưới đây bạn nhé.

Có thể bạn chưa biết, rằng việc gửi hay nhận feedback cũng đòi hỏi nghệ thuật giao tiếp khéo léo. Cùng 9soul khám phá những thông tin thú vị tại các phần nội dung bên dưới nha. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của việc đưa ra và nhận phản hồi, kèm theo đó là những điều cần lưu ý cho từng vấn đề.

Tầm quan trọng của việc đưa ra và nhận phản hồi

Đa số các nhà lãnh đạo đều nhận ra tầm quan trọng của việc đưa ra phản hồi, nhưng nhiều lúc họ không muốn nhận lại phản hồi khác. Trên thực tế, chúng ta có thể khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi và giải quyết nó một cách hợp lý. Hai việc này nếu biết kết hợp thì tỉ lệ thành công cho doanh nghiệp sẽ cực kỳ cao.

Vậy nên, việc đưa ra và nhận lại phản hồi đóng vai trò rất quan trọng tạo nên sự thành công của chiến lược quản lý hiệu suất.

Những điều cần lưu ý khi đưa ra phản hồi

Để giúp đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn phát triển năng lực làm việc, bạn nên tận dụng thông tin phản hồi thường xuyên. Muốn đảm bảo phản hồi của bạn có hiệu quả, thì hãy mở đầu câu chuyện với vị trí như một người mentor, thay vì là một người đánh giá. Bởi vì bầu không khí thoải mái thì sẽ luôn mang lại hiệu quả tốt hơn.

Bạn có biết, kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ giúp bạn truyền tải những phản hồi tốt hơn tới người nhận? Tham khảo ngay Khóa học Public Speaking – Thuyết phục và Cảm xúc để làm việc hiệu quả và mang lại kết quả cao hơn bạn nhé.

Hãy cố gắng bảo vệ cảm xúc của người nhận bằng cách suy nghĩ cẩn thận từ góc độ của họ. Khi giao tiếp trong tâm thế hỗ trợ và chú ý một vài chi tiết nhỏ, bạn có thể biến mọi lần feedback trở thành cơ hội để cùng nhau phát triển. Các chi tiết cần lưu ý, chúng mình sẽ đề cập ở phần tiếp theo bên dưới đây.

1. Thu thập phản hồi 360 độ

Đừng ngại phá vỡ quy tắc rằng phản hồi chỉ có thể được đưa ra theo 1 chiều từ phía cấp dưới hoặc cấp trên. Nhân viên sẽ nhận được phản hồi 360 độ có giá trị từ những người cấp trên, cấp dưới và cả cấp bậc ngang hàng với họ.

Ví dụ, nếu một đồng nghiệp có một bài thuyết trình xuất sắc, hãy cho họ biết lý do tại sao bạn thích nó. Tương tự như vậy, các nhà quản lý nên cởi mở để nhận phản hồi từ nhân viên. Cứ như vậy, bạn sẽ luôn có cơ hội để cải thiện và tốt hơn mỗi ngày.

2. Thực hiện nghiên cứu của bạn

Trước khi đưa ra phản hồi, hãy xem xét tính cách của cá nhân người nhận và cách mà họ muốn nhận phản hồi. Cho dù đó là công khai hay riêng tư, bạn đều không muốn làm bất kỳ ai khó chịu khi đưa ra phản hồi phải không? Đây phải nên là một cơ hội để trưởng thành và phát triển các mối quan hệ càng thêm gắn kết hơn.

Hãy cân nhắc tính cách, xu hướng và trí tuệ cảm xúc của người nhận để tránh tạo cảm giác đối nghịch hoặc trốn tránh của họ.

3. Tập trung vào phản hồi mang tính xây dựng

Sự phản hồi phải là sự cân bằng giữa các nhận xét tích cực và tiêu cực, cuối cùng là làm rõ các lĩnh vực cần cải thiện. Chỉ đưa ra những lời chỉ trích mà không nhấn mạnh vào những điểm mạnh của họ là một điều tối kỵ. Bạn cần kết hợp cả 2 khía cạnh tốt và chưa tốt để tạo ra phản hồi mang tính xây dựng. Từ đó, người nhận phản hồi cũng sẽ nhìn ra được điểm yếu và cải thiện chúng trong khi vẫn tích cực duy trì điểm mạnh hiện tại.

4. Cố gắng cá nhân hóa những nhận xét, phản hồi

Hãy dành thời gian để chuẩn bị các phản hồi của bạn và đảm bảo rằng nó thật sự có ý nghĩa. Bạn nên suy nghĩ trước những gì sẽ nói, nhưng vẫn dựa trên tiêu chí thẳng thắn. Phản hồi ở đây không phải là những lời khen xã giao cho có, mà cần làm cho nó cụ thể hóa đối với cá nhân người nhận. Bạn cần chỉ ra ai, cái gì, ở đâu và khi nào để người đó biết chính xác bạn đang đề cập đến điều gì.

Ví dụ: Bạn có thể nói rằng “Trong cuộc họp nhóm hàng tháng của chúng ta ngày hôm qua, tôi rất thích nghe anh A phát biểu. Đặc biệt là những hiểu biết sâu sắc của anh A về nghiên cứu mới nhất của anh liên quan đến sự gắn kết của nhân viên.”

Mức độ chuyên sâu này đảm bảo rằng người nhận phản hồi biết chính xác bạn đang nói về điều gì và hiểu rõ nhận xét của bạn.

Những điều cần lưu ý khi nhận phản hồi

Cơ hội nhận phản hồi nên được hoan nghênh và trân trọng vì chúng giúp bạn phát triển bản thân. Mặc dù có vẻ căng thẳng khi nghe phản hồi từ đồng nghiệp, nhưng bạn hãy xem đó như một món quà giúp bạn nâng cấp kỹ năng của mình. Các kỹ năng như lắng nghe tốt, khả năng tự phê bình và hãy luôn chú ý đến những điều lưu ý ở phần tiếp theo bên dưới đây. Nếu đạt được những kỹ năng này, bạn sẽ có thể nhận phản hồi một cách hiệu quả hơn để phát triển sự nghiệp.

1. Yêu cầu – thường xuyên

Điều quan trọng là việc trực tiếp yêu cầu phản hồi sau khi kết thúc dự án, bản trình bày hoặc cuộc họp,.. Đặc biệt là khi bạn vừa bắt đầu ở một vị trí mới. Nếu không làm thế, đồng nghiệp và cấp trên có thể không biết liệu bạn có thoải mái khi nhận được những lời góp ý mang tính xây dựng. Việc yêu cầu phản hồi tạo ra âm thanh vô thức rằng, trong tương lai, bạn sẽ luôn muốn nhận phản hồi đó dù tích cực hay tiêu cực. Vì điều đó là cần thiết để có thể cải thiện chính mình.

2. Đừng coi đó là chuyện cá nhân

Thật dễ dàng rơi vào trạng thái “phòng thủ” khi nhận được phản hồi, nhất là các phản hồi tiêu cực. Mặc dù bạn có thể phản hồi ngược lại những lời chỉ trích để giải thích cho tình huống của bản thân. Tuy nhiên, hãy cố gắng đừng dựng lên tấm rào chắn “phòng thủ” vì sẽ rất dễ rơi vào ngụy biện hay viện cớ.

Ví dụ, thay vì nói: “Nhưng tôi đã thử cách đó và nó không hoạt động!” hoặc “Tôi không có đủ thời gian”; bạn có thể nói: “Đó là một ý tưởng tuyệt vời – lần sau tôi sẽ cố gắng hơn nữa để biến điều đó thành hiện thực.”

3. Ghi chép

Một cách khá hay đó là hãy theo dõi phản hồi bạn nhận được bằng cách viết nó vào nhật ký. Điều này cho phép bạn so sánh phản hồi trên hành trình tiến tới mục tiêu cải thiện bản thân. Nếu những lời góp ý về bạn cứ lặp lại trong thời gian dài, có lẽ bạn nên xem xét thay đổi kế hoạch của bản thân. Vì có thể nó thật sự lạc đề hoặc đã không tạo ra hiệu quả.

Duy trì nhật ký phản hồi giúp bạn nhìn được mình đã đi bao xa và còn cách đích đến bao lâu nữa.

4. Theo dõi

Sau khi nhận được phản hồi, hãy cảm ơn người đã dành thời gian ghi nhận hiệu suất của bạn. Nếu người đưa ra phản hồi là người mà bạn hợp tác ăn ý, bạn có thể chia sẻ các kế hoạch cải tiến của mình. Việc này là để họ trở thành một bên theo dõi những nỗ lực của bạn. Điều này cho thấy rằng bạn đánh giá cao phản hồi và cũng muốn nhận được phản hồi nhiều hơn trong tương lai.

Sự kết hợp của những thủ thuật này sẽ tạo nền tảng cho một nhóm gắn kết chặt chẽ. Và việc này nhằm hướng tới sự cải thiện của từng cá nhân. Suy cho cùng, trong thời gian dài, nó sẽ dẫn đến sự cải thiện chung của cả nhóm.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này! Cùng 9soul tìm hiểu nhiều kiến thức hay và thú vị hơn nữa thông qua các bài viết Nuôi dưỡng tâm hồn nhé! Xem các video chữa lành tâm hồn tại 9show

Bạn có biết, kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ giúp bạn truyền tải và nhận những phản hồi tốt hơn? Tham khảo ngay Khóa học Public Speaking – Thuyết phục và Cảm xúc để làm việc hiệu quả và mang lại kết quả cao hơn bạn nhé.

Bài viết tham khảo tại: The Art of Giving and Receiving Feedback – Quantum Workplace

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

NGƯỜI HƯỚNG NỘI RẤT COI TRỌNG SỰ GIAO TIẾP (PHẦN 1)

Liệu bạn có nghĩ rằng một người hướng nội luôn rụt rè và ngại giao tiếp? Nào bạn ơi, chắc chắn sự thật không phải như vậy đâu. Bởi giao tiếp là một kỹ năng, mà miễn là kỹ năng thì chúng ta sẽ học và cải thiện được. Người hướng nội không ghét việc nói chuyện hay tương tác với mọi người, họ chỉ làm điều đó theo cách riêng của mình. Cùng 9soul đi khám phá về sự thật thú vị này bạn nhé!

PHẦN 2: VƯỢT QUA KỲ VỌNG ĐẾN TỪ NGƯỜI KHÁC

Xã hội đã tạo nên rất nhiều áp lực, và đôi khi nó như tạo ra thứ ảo giác khiến chúng ta trở thành con mồi tự lúc nào không hay. Kỳ vọng đến từ mọi người xung quanh cũng là một loại áp lực như vậy. Chỉ khi chúng ta biết cách vượt qua những kỳ vọng của người khác và nắm quyền lựa chọn trong tay, chúng ta mới có thể theo đuổi ý nghĩa cuộc sống của riêng mình. Từ đó, chúng ta được là chính mình và tạo dựng nên phiên bản tốt hơn trong tương lai.

NGHỆ THUẬT ĐỐI THOẠI: NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM GÌ?

Chúng ta thường nghĩ rằng khả năng nói chuyện hấp dẫn là một kỹ năng mà ông trời ban tặng cho một số ít người thôi và những ai kém may mắn hơn thì sẽ trò chuyện như thể bị mèo cắn mất lưỡi. Tuy nhiên, dù đúng là cần sự quyến rũ bẩm sinh trong giao tiếp nhưng thật ra trò chuyện là một kỹ năng mà tất cả mọi người đều có thể thành thạo được. Và dưới đây sẽ là một số lưu ý nhỏ khi giao tiếp giúp bạn trở thành một vị khách đáng nhớ trong bữa tiệc, là nhân viên nổi bật trong công ty, gây ấn tượng với người bạn thích và thu hút thêm nhiều bạn bè. Cùng 9soul theo dõi bài viết này nhé.

CẨM NANG NHÚT NHÁT 101

Khóa học 101 trong tiếng Anh được gọi là "Introductory course", tức là khóa học đại cương mang tính chất giới thiệu, mang đến những kiến thức cơ bản nhất của môn học. Cùng 9soul khám phá Cẩm nang Nhút nhá 101 để đặt những viên gạch đầu tiên trong hành trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bạn nhé. Theo dõi bài viết này ngay nào!